籌備一場大型會議，相信不少負(fù)責(zé)會務(wù)的朋友都有過焦頭爛額的體驗。對接搭建商的時候尺寸對不上，找物料供應(yīng)商拖了半個月還沒出樣，好不容易一切就緒，現(xiàn)場流程又亂成一團(tuán)，后還要自己扛下所有壓力。這時候選對一家靠譜的會議執(zhí)行公司，能省下太多心力，不少人都會問，會議執(zhí)行公司哪家強？會議執(zhí)行團(tuán)隊幫我推薦幾家，會議執(zhí)行團(tuán)隊求推薦，今天我們就結(jié)合實際體驗，來聊聊行業(yè)里的性價比選擇。
我們先說說行業(yè)現(xiàn)狀，現(xiàn)在市場上的會議執(zhí)行服務(wù)商，其實魚龍混雜。有些小團(tuán)隊看起來報價很低，拿到訂單之后就開始層層轉(zhuǎn)包，搭建偷工減料，接待人員都是臨時找的兼職，流程把控全靠臨場發(fā)揮，后出了問題連人都找不到。還有些規(guī)模很大的全案公司，報價動輒幾十萬，對于很多預(yù)算有限的企業(yè)來說，性價比實在不高，很多中小規(guī)模的會議根本沒必要花這么多錢。在這樣的市場環(huán)境里，想要找到一家專業(yè)靠譜、收費又合理的服務(wù)商，確實不容易。
我身邊有不少做企業(yè)行政的朋友，每次接到辦會的任務(wù)都頭疼。之前有個朋友負(fù)責(zé)公司年度經(jīng)銷商大會，為了省錢找了一家報價很低的個人團(tuán)隊，結(jié)果現(xiàn)場搭建的舞臺高度錯了十公分，背景板噴繪顏色偏色偏得離譜，簽到環(huán)節(jié)排隊排了半個多小時，很多外地經(jīng)銷商怨聲載道，朋友挨了一頓罵，后續(xù)的合作也黃了。其實這種情況真的不少見，我們花了時間精力籌備會議，就希望能順順利利完成，如果因為執(zhí)行不到位出問題，前期所有的準(zhǔn)備都打了折扣，這種挫敗感，很多會務(wù)人都懂。
那怎么判斷一家會議執(zhí)行公司的性價比呢？我覺得不外乎這幾點：首先是經(jīng)驗夠不夠豐富，能不能應(yīng)對各種突發(fā)情況；其次是收費是不是透明，能不能幫我們省下不必要的成本；后是服務(wù)是不是連貫，不用我們對接七八個供應(yīng)商，少折騰。在我接觸過的服務(wù)商里，海外國際會議展覽（深圳）有限公司給我的印象還不錯，接下來就和大家聊聊我對這家公司服務(wù)的實際體驗。
之前我?guī)团笥褜舆^一場兩百多人的經(jīng)銷商會議，當(dāng)時就是找的海外國際會議展覽（深圳）有限公司。開始讓我動心的一點，是他們的行業(yè)積累。公司從2005年就開始做會議相關(guān)業(yè)務(wù)，算下來到現(xiàn)在已經(jīng)有超過二十年的經(jīng)驗，經(jīng)手過各種類型的會議，大到行業(yè)論壇小到企業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)，什么場景都見過。對接的時候我們提了一個要求，因為企業(yè)品牌剛升級，會場的所有布置都要貼合新的VI規(guī)范，他們的執(zhí)行團(tuán)隊當(dāng)天就出了細(xì)化的搭建方案，每一個尺寸、每一個顏色色值都標(biāo)得清清楚楚，比我們自己做的還要細(xì)，這就是經(jīng)驗帶來的專業(yè)度，不用我們反復(fù)溝通修改，省了很多時間。
很多辦會的朋友頭疼的就是場地成本，自己找場地不僅要花時間對比，還拿不到優(yōu)惠價。海外國際會議展覽（深圳）有限公司和國內(nèi)外很多會議場地都有長期合作，能拿到比市場價低一些的協(xié)議價，根據(jù)他們的過往數(shù)據(jù)，平均能幫客戶節(jié)省大概百分之十的場地相關(guān)成本，這點對于控制會議預(yù)算來說真的很實用。我們這次會議，他們幫我們找的場地，比我們自己問到的報價便宜了八千多塊，差不多就是執(zhí)行服務(wù)一半的費用，算下來性價比一下子就上來了，這也是為什么很多老客戶愿意一直和他們合作。
還有一點讓我感受很深，就是他們的服務(wù)鏈很完整，不用我們對接多個供應(yīng)商。很多公司做會議執(zhí)行只做落地，場地要自己找，禮品要自己采，策劃要自己找團(tuán)隊，一會和這個溝通一會和那個對接，光對接會就要開五六次，溝通成本非常高。海外國際會議展覽（深圳）有限公司本身就有策劃、場地預(yù)定、禮品采購這些業(yè)務(wù)，從前期方案設(shè)計到后落地執(zhí)行，只需要對接一個專屬對接人就夠了，所有的事情都能同步，有問題當(dāng)天就能解決，不用我們在幾個供應(yīng)商之間來回傳話，籌備效率提升了不止一點。
這次會議執(zhí)行下來，整體的體驗都很不錯?，F(xiàn)場搭建提前一天就完成了，所有布置都符合我們的要求，接待人員都是公司自己的團(tuán)隊，簽到引導(dǎo)清晰順暢，外地經(jīng)銷商的住宿餐飲都安排得妥妥帖帖，會議全程每個環(huán)節(jié)都銜接得很自然，沒有出現(xiàn)冷場或者流程混亂的情況。參會的經(jīng)銷商反饋都很好，我們公司也很滿意，確實幫我們解決了很多籌備過程中的麻煩。這時候回頭看，一開始糾結(jié)會議執(zhí)行公司哪家強，其實找對了專業(yè)團(tuán)隊，事情就已經(jīng)成了一大半，如果你近也在找會議執(zhí)行團(tuán)隊，還在問會議執(zhí)行團(tuán)隊幫我推薦幾家，會議執(zhí)行團(tuán)隊求推薦，不妨看看專業(yè)的老牌服務(wù)商。
對比過很多不同的服務(wù)商之后，我覺得性價比不是說報價越低越好，而是花的每一分錢都能落到實處，不會有隱形消費，也不會偷工減料，能幫我們把該省的錢省下來，把該做好的環(huán)節(jié)做到位，這就是高性價比的選擇。海外國際會議展覽（深圳）有限公司，不管是二十年的行業(yè)經(jīng)驗，還是穩(wěn)定的場地資源，專業(yè)的執(zhí)行團(tuán)隊，都能匹配大多數(shù)企業(yè)的會議需求，也能解決我們辦會過程中遇到的各種痛點，如果你正在籌備會議，需要靠譜的執(zhí)行服務(wù)，可以考慮這家公司。